En Near , ayudamos a los mejores talentos de Latinoamérica a encontrar puestos remotos en empresas estadounidenses. Nuestra misión es crear mejores vidas fomentando una cultura de trabajo remoto que trascienda fronteras.

Enlace al empleo: https://recruitcrm.io/apply/17434281239810054870DgO

Este es un puesto completamente remoto para nuestros clientes en EE. UU., una empresa de salud mental en rápido crecimiento dirigida por un CEO visionario y dinámico. Buscamos un Asistente Ejecutivo perspicaz, organizado y con conocimientos tecnológicos, que se desenvuelva en la estructura, le encante la resolución de problemas y tenga una gran iniciativa. Este puesto es para alguien que pueda asumir la responsabilidad total de apoyar al CEO, gestionar las prioridades diarias con mínimas instrucciones y aportar calma al caos en un entorno de alto crecimiento.

Se anima a candidatos de cualquier país de América Latina a postularse.

Responsabilidades

• 1. Gestión de calendario y programación. Gestione y optimice el calendario del director ejecutivo con precisión: reuniones de negocios, citas personales, registros internos y cambios de último momento.
• Anticipar y resolver conflictos de programación y garantizar que el tiempo del director ejecutivo se emplee de manera eficaz.
• 2. Gestión de la bandeja de entrada y la comunicaciónClasificar, organizar y redactar respuestas en la bandeja de entrada del director ejecutivo
• Asegúrese de que se aborden los mensajes prioritarios y se cumplan los plazos
• Comunicarse en nombre del director ejecutivo con miembros del equipo interno, proveedores y contactos externos.
• Realizar llamadas telefónicas profesionales en nombre del director ejecutivo según sea necesario.
• 3. Flujo de trabajo y priorización de tareasActúa como el guardián del CEO, realizando un seguimiento de las tareas, los cronogramas de los proyectos y las prioridades.
• Asegúrese de que se completen los elementos de alta prioridad y que el director ejecutivo esté siempre preparado
• Contribuir al avance de iniciativas clave señalando retrasos o obstáculos.
• 4. Gestión de cuentas y documentos en líneaAdministre los inicios de sesión, las credenciales y las cuentas en línea utilizadas por el director ejecutivo y la empresa.
• Mantener sistemas de archivo digitales y organizar el acceso a documentos y herramientas comerciales clave
• 5. Soporte de herramientas y sistemas tecnológicos: Administra herramientas como Google Workspace (Gmail, Calendario, Documentos, Hojas de cálculo), Slack, Zoom, Monday.com, Constant Contact.
• Introducir nuevas herramientas o automatizaciones para mejorar la productividad y la comunicación.
• Solucionar problemas técnicos menores o coordinar soluciones cuando sea necesario
• 6. Colaboración y coordinaciónTrabajar en estrecha colaboración con el Director de Operaciones y otros jefes de departamento para garantizar la alineación interfuncional.
• Proporcionar coordinación ligera de proyectos, recordatorios y seguimiento de entregables internos.
• Ayudar con el diseño ocasional de gráficos o documentos utilizando Canva o herramientas similares.
• 7. Seguimiento de gastos y finanzas. Realice un seguimiento de los gastos comerciales del director ejecutivo y administre los recibos, los reembolsos y los pagos a proveedores.
• Supervisar y señalar los problemas relacionados con el presupuesto y apoyar al equipo de finanzas según sea necesario.
• 8. Viajes y LogísticaReservar y gestionar viajes nacionales e internacionales para el CEO
• Manejar toda la logística relacionada, incluidos vuelos, alojamiento, transporte y coordinación de itinerarios.
• Ajustar los planes de forma rápida y eficiente cuando surjan cambios

• Requisitos
• Experiencia comprobada apoyando a un ejecutivo o fundador de alto nivel
• Excelente comunicación escrita y verbal.
• Sólido dominio de G Suite, herramientas de gestión de proyectos (por ejemplo, Asana, Trello, Monday.com), Constant Contact, Zoom, Slack
• Experiencia en la gestión de múltiples calendarios, prioridades y coordinación interna.
• Tipo A, ultraorganizado y hábil: logras que las cosas sucedan.
• Experto en tecnología y con pasión por construir estructuras y mejorar sistemas.
• Comunicador seguro que puede hablar, contraatacar cuando sea necesario y proteger las prioridades del director ejecutivo.
• Discreto y profesional: manejo cómodo de información confidencial
• Capaz de trabajar de forma independiente, hacer malabarismos con las prioridades y tomar decisiones sobre la marcha.
• Bono: familiaridad con la industria de la salud mental o la atención médica.
• Bono: habilidades de diseño gráfico (Canva, Adobe Express)