Buscamos un/a Asistente de Operaciones para un puesto híbrido que combine la coordinación operativa de toda la empresa con el apoyo ejecutivo y personal al propietario. El/La candidato/a ideal es alguien que disfruta simplificando la complejidad, que puede gestionar con confianza las diferentes áreas de la empresa, crear sistemas operativos para mantener todo en orden y brindar apoyo diario que ahorre tiempo a la dirección en lugar de sobrecargarla.

Este puesto se centra especialmente en el apoyo ejecutivo y personal, la logística familiar y la contabilidad básica de varias empresas. Es ideal para alguien que se anticipe a las necesidades, cree sistemas operativos y sea discreto/a con la información personal y profesional.

Responsabilidades clave

• Realizar el seguimiento de los trabajos activos en los departamentos de Ventas, Instalación, Compras y Servicio
• Crear y mantener un panel de control centralizado con los detalles, cronogramas y prioridades de los trabajos
• Supervisar los plazos de instalación, los desplazamientos de los técnicos, las órdenes de compra y las necesidades de inventario
• Coordinar con los proveedores las actualizaciones del estado de los productos y los plazos de entrega
• Dar seguimiento a los clientes sobre pagos atrasados ​​y saldos pendientes
• Registrar y resumir los problemas de servicio recurrentes para su revisión por parte de la dirección
• Clasificar los correos electrónicos de los clientes con preguntas sobre el servicio o los productos; Escalar cuando sea necesario
• Gestionar la bandeja de entrada del ejecutivo: marcar mensajes urgentes, redactar respuestas, asegurar el seguimiento
• Supervisar la programación del calendario, la coordinación de reuniones y los arreglos de viaje
• Gestionar la logística del hogar y la familia (citas, recordatorios, coordinación de recados)
• Organizar proactivamente las tareas por urgencia, impacto y prioridad
• Recordar periódicamente al ejecutivo las principales prioridades y los asuntos pendientes
• Realizar el seguimiento y la conciliación de las cuentas bancarias de múltiples empresas y finanzas personales
• Supervisar y organizar la documentación y las declaraciones de impuestos sobre las ventas
• Apoyar la organización financiera general para la contabilidad y la preparación de impuestos

Requisitos

• Experiencia demostrada en coordinación de operaciones, gestión de proyectos o asistencia ejecutiva (más de 3 años)
• Excelentes habilidades organizativas; le gusta crear sistemas, plantillas y paneles de control
• Alto nivel de independencia; Toma la iniciativa sin necesidad de supervisión constante.
• Domina herramientas de gestión de proyectos, Google Workspace y hojas de cálculo.
• Se comunica de forma clara, tanto por escrito como verbalmente, con una clara orientación al servicio.
• Es discreto y confiable con la información confidencial, tanto empresarial como personal.
• Tiene conocimientos básicos de contabilidad (conciliación bancaria, seguimiento de gastos, categorización de transacciones).
• Se adapta fácilmente a la gestión de prioridades en un entorno empresarial dinámico y en crecimiento.
• Domina el inglés a la perfección.
• Disponibilidad para un compromiso a largo plazo y a tiempo completo.

Enlace: https://apply.personatalent.com/j/operations-associate–TmcDjBrqc/apply