Somos una firma de contabilidad de alto nivel y rápido crecimiento que presta servicios a personas con alto patrimonio, profesionales de fondos de inversión y dueños de negocios. Buscamos un/a asistente ejecutivo/a administrativo/a altamente organizado/a y meticuloso/a para apoyar al equipo directivo y mejorar la eficiencia operativa.

Este puesto es fundamental para reducir la carga de trabajo del equipo directivo, mejorar los tiempos de respuesta a los clientes y garantizar un flujo de trabajo interno fluido. El/La candidato/a ideal es proactivo/a, altamente confiable y se siente cómodo/a trabajando en un entorno de servicio al cliente dinámico.

Responsabilidades clave:

• Gestionar y priorizar la bandeja de entrada del equipo directivo diariamente.
• Redactar respuestas claras y profesionales a los correos electrónicos de los clientes, con la revisión final del equipo directivo cuando sea necesario.
• Distribuir los correos electrónicos a los miembros del equipo adecuados según el nivel del cliente y el tipo de problema.
• Garantizar respuestas oportunas a todas las comunicaciones con los clientes.
• Dar seguimiento a los asuntos pendientes y las solicitudes de los clientes.
• Realizar el seguimiento de los asuntos pendientes relacionados con declaraciones de impuestos, proyecciones y entregables para clientes.
• Dar seguimiento proactivo a los clientes para recopilar la información faltante.
• Mantener registros organizados de las comunicaciones con los clientes y las actualizaciones de estado.
• Asistir en la incorporación de nuevos clientes y coordinar la recopilación de documentos. Gestionar la programación, la coordinación del calendario y la logística de las reuniones.
• Ayudar con la organización de documentos en plataformas como Dropbox y TaxDome.
• Preparar y enviar las declaraciones de impuestos finalizadas para su firma.
• Dar seguimiento al estado de las firmas, la presentación electrónica y los flujos de trabajo completados.
• Mantener los sistemas internos de seguimiento y flujo de trabajo.
• Ayudar con la facturación y el seguimiento de las cuentas por cobrar.
• Dar seguimiento a las facturas impagas.
• Apoyar las tareas administrativas relacionadas con la contabilidad según sea necesario.

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