El cliente es una empresa de administración de propiedades que gestiona múltiples inmuebles comerciales en todo Estados Unidos. Su equipo se encarga diariamente de la comunicación con los inquilinos, la coordinación del mantenimiento, las consultas sobre arrendamiento y el seguimiento operativo. Buscan reemplazar a un empleado anterior con una persona confiable, proactiva y con capacidad de respuesta, que pueda gestionar las llamadas entrantes, las necesidades de los inquilinos y las tareas de coordinación, manteniendo siempre un alto nivel de profesionalismo.
Acerca del puesto:
Este puesto se centra en la gestión telefónica, la atención al inquilino, la coordinación del mantenimiento y el seguimiento de los contratos de arrendamiento. El/La asistente virtual de administración de propiedades actuará como punto de comunicación central entre inquilinos, contratistas y la dirección interna, garantizando que las solicitudes se gestionen con prontitud y profesionalidad. El cliente busca a una persona organizada, con buena comunicación telefónica y capaz de analizar los problemas en lugar de simplemente reenviar mensajes. Un seguimiento riguroso y una respuesta rápida son fundamentales para el éxito en este puesto.
Responsabilidades clave
Comunicación con los inquilinos y gestión telefónica
- Servir como primer punto de contacto para inquilinos y posibles clientes, atendiendo llamadas, respondiendo mensajes y garantizando que las inquietudes se resuelvan con prontitud. Este puesto requiere profesionalismo, paciencia y excelentes habilidades de seguimiento.
- Las tareas incluyen:
- Responder a las llamadas entrantes de inquilinos y posibles clientes.
- Responda a los correos electrónicos y mensajes con prontitud.
- Documente los problemas y escálelos cuando sea necesario.
- Proporcionar actualizaciones claras a los inquilinos y al personal interno.
Coordinación de mantenimiento
- Gestionar las solicitudes de mantenimiento de los inquilinos y coordinar con los contratistas o contactos internos para garantizar que los problemas se resuelvan de manera eficiente.
- Las tareas incluyen:
- Registrar problemas de mantenimiento como fugas o reparaciones.
- Contacte con los proveedores o los equipos internos según las instrucciones.
- Realizar un seguimiento del progreso hasta su finalización.
- Mantener registros organizados de las solicitudes.
Cobranzas y seguimiento de pagos
- Apoyar las gestiones mensuales de cobro de alquileres contactando con los inquilinos que tengan saldos pendientes y manteniendo una comunicación profesional pero firme.
- Las tareas incluyen:
- Realizar llamadas de cobro a los inquilinos con saldos impagos.
- Enviar notificaciones y correos electrónicos de seguimiento.
- Estado del pago del documento y respuestas
- Escalar las preocupaciones cuando sea necesario.
