Este puesto se centrará en la gestión de procesos administrativos, la coordinación de tareas relacionadas con las propiedades, el mantenimiento de los registros de clientes y el apoyo en la comunicación con bancos, administradores de activos, abogados y otras partes interesadas. Se requiere una persona organizada, capaz de gestionar múltiples responsabilidades, seguir procesos detallados y responder con rapidez ante situaciones urgentes. El/La candidato/a ideal es proactivo/a, meticuloso/a y capaz de estructurar procesos, además de colaborar con los flujos de trabajo administrativos y la documentación de los mismos.
Responsabilidades clave
Soporte administrativo y de documentación
- Gestionar una amplia gama de tareas administrativas relacionadas con transacciones inmobiliarias y administración de propiedades.
- Ayudar en la preparación y redacción de informes como las opiniones de precios de los corredores (BPO).
- Organizar la documentación y mantener registros precisos relacionados con propiedades y transacciones.
- Brindar soporte en la preparación y envío de informes, fotografías y la documentación requerida a través de los portales de los clientes.
Registro de clientes y gestión de perfiles
- Mantener y actualizar los registros con los clientes existentes, como bancos y gestores de activos.
- Ayudar a registrar la empresa con nuevos clientes para ampliar las posibles asignaciones de propiedades.
- Asegúrese de que los perfiles, las credenciales y la documentación requerida se mantengan actualizados en todas las plataformas y con todos los clientes.
- Realizar el seguimiento de la documentación del seguro y otra información de cumplimiento requerida.
Coordinación de propiedades y seguimiento de tareas
- Supervisar los plazos relacionados con la propiedad y garantizar que las inspecciones y las tareas requeridas se completen según lo programado.
- Coordinar con los inspectores y proveedores para garantizar que se soliciten y completen las inspecciones de la propiedad.
- Cargue los resultados de la inspección, la documentación y las fotos en los sistemas y portales correspondientes.
- Ayudar a identificar y escalar problemas de la propiedad, como necesidades de mantenimiento o daños, para que se puedan tomar las medidas adecuadas.
Gestión de correo electrónico y comunicaciones
- Revisar y organizar los correos electrónicos entrantes para identificar actualizaciones de propiedades y cambios de transacciones urgentes.
- Enviar comunicaciones a los agentes o partes interesadas cuando se produzcan actualizaciones, como cuando una propiedad entra en proceso de firma de un contrato.
- Proporcione instrucciones relacionadas con tareas como depósitos de garantía o actualizaciones de transacciones.
- Brindar soporte para comunicaciones generales relacionadas con la coordinación de propiedades y actualizaciones de transacciones.
Desarrollo de documentación de procesos y procedimientos operativos estándar (SOP).
- Colaborar en la documentación de los procesos y procedimientos que actualmente se gestionan internamente.
- Ayudar a organizar los flujos de trabajo operativos en documentación escrita y guías de procesos internos.
- Contribuir a la creación de procedimientos operativos estándar (POE) estructurados que puedan respaldar el crecimiento y la capacitación futuros del equipo.
Soporte principal y desarrollo comercial en materia de sucesiones
- Ayudar a gestionar los contactos relacionados con oportunidades inmobiliarias en el ámbito de la sucesión testamentaria.
- Ayudar a organizar la información relacionada con herencias, abogados y clientes potenciales.
- Apoyar la comunicación de seguimiento con los posibles clientes interesados en servicios de sucesión testamentaria.
