Este puesto está diseñado para brindar apoyo en las tareas administrativas, operativas y de despacho diarias que actualmente se gestionan internamente. El/La asistente virtual trabajará en estrecha colaboración con el/la gerente general y el/la propietario/a, y asumirá gradualmente más responsabilidades a medida que aumente la confianza y la familiaridad con el negocio. No se trata de un puesto de ventas, sino de un rol de apoyo administrativo y operativo enfocado en la comunicación, la organización y la ejecución.
Responsabilidades clave
Comunicación y relaciones con el cliente
- Soporte de primera línea: Responder y gestionar las llamadas telefónicas entrantes de clientes y proveedores con una actitud profesional y amable.
- Punto de contacto con el cliente: Servir como enlace principal, atendiendo consultas, proporcionando detalles del servicio y garantizando una experiencia de servicio «superior».
- Comunicación bilingüe: Utilice su fluidez en español e inglés para ampliar su alcance en el mercado y comunicarse con una base diversa de proveedores y conductores.
Operaciones de logística y despacho
- Coordinación de despachos: Apoyar al gerente general en la coordinación de los horarios de los conductores, las rutas y la ubicación de los contenedores de basura (entregas, recogidas y «vertidos»).
- Estándares operativos: Aprenda y aplique el «Método Redbox» (por ejemplo, asegúrese de que los contenedores de basura estén colocados sobre bloques y posicionados correctamente para proteger la propiedad de los clientes).
Gestión de sistemas y administración
- Gestión dual de CRM: Mantener GoHighLevel para el seguimiento de ventas y notas de citas.
- Utilice Docket para la gestión operativa y la administración de contenedores de basura.
- Realice transferencias manuales de datos entre sistemas para garantizar la paridad de la información.
- Calendario y programación: Gestionar de forma proactiva el calendario de Brian y programar citas para apoyar el desarrollo del negocio.
- Supervisión de vehículos: Realizar el seguimiento y la gestión de los programas de mantenimiento de tres camiones de la empresa para prevenir problemas mecánicos evitables.
Apoyo financiero y de informes
- Cuentas por cobrar: Dar seguimiento a las facturas impagas y gestionar el cobro de las facturas pendientes.
- Informes internos: Mantener informes internos periódicos y garantizar la integridad de los datos en las hojas de cálculo operativas de la empresa.
- Cualificaciones y habilidades
Habilidades blandas
- Comunicación natural: Gran capacidad de comunicación verbal y habilidad para mantener conversaciones naturales y espontáneas que generen confianza.
- Excelencia operativa: Gran atención al detalle, precisión y un fuerte sentido de responsabilidad sobre las tareas asignadas.
- Agilidad: Capacidad para priorizar tareas y mantenerse organizado en un entorno dinámico; disposición para crecer a medida que el puesto se amplía.
- Profesionalismo: Una actitud tranquila y centrada en el cliente, con la confianza necesaria para hacer preguntas y solicitar aclaraciones cuando sea preciso.
- Disciplina de procesos: Capacidad para seguir procesos detallados y específicos (el «Método Redbox») de forma consistente.