Job Duck busca un/a asistente ejecutivo/a altamente organizado/a y proactivo /a para brindar apoyo administrativo y operativo al equipo directivo, garantizando una experiencia impecable tanto para clientes como para el personal interno. En este puesto, gestionará agendas, coordinará citas, supervisará viajes y será un punto de contacto confiable para las comunicaciones empresariales.
Esta oportunidad es ideal para quienes disfrutan aportando estructura a entornos dinámicos, anticipan necesidades y se enorgullecen de mantener las operaciones funcionando sin problemas. Para tener éxito en este puesto, se requieren excelentes habilidades de comunicación, gran atención al detalle, buen criterio y la capacidad de gestionar múltiples prioridades con profesionalismo y eficiencia. Su contribución será fundamental para que los ejecutivos se mantengan organizados, productivos y enfocados en iniciativas de alto valor.
Las responsabilidades incluyen, entre otras:
- Colaborar con los miembros del equipo interno para garantizar el buen funcionamiento de las operaciones diarias.
- Proteja en todo momento la información confidencial de la empresa y de los clientes.
- Realizar otras tareas administrativas que se le asignen para apoyar los objetivos de la organización.
- Gestionar las agendas de los ejecutivos y garantizar que todas las citas, reuniones, plazos y eventos se registren con precisión.
- Servir como punto de contacto principal para consultas relacionadas con la programación de citas.
- Asegúrese de que los clientes reciban toda la información necesaria para sus próximas citas.
- Gestionar de forma eficiente los cambios de horario y las cancelaciones de última hora.
- Prepare itinerarios de viaje organizados y la documentación justificativa.
- Mantenga organizados los registros, archivos y documentación.
- Programar, confirmar y coordinar citas con clientes y reuniones internas.
- Cree reuniones de Zoom y proporcione los detalles de la reunión a los clientes y las partes interesadas.
- Reprograme las citas según sea necesario y comunique las actualizaciones con prontitud.
- Agregue nuevos contactos a los sistemas internos y asegúrese de asignarlos correctamente al calendario.
- Responda de forma profesional a correos electrónicos, llamadas telefónicas y correspondencia comercial.
- Comunique los detalles de la cita, las actualizaciones y las instrucciones para la reunión de forma clara y precisa.
- Coordinar los preparativos del viaje, incluyendo vuelos, alojamiento, transporte e itinerarios.
- Prestar asistencia a la dirección en materia de correspondencia, solicitudes administrativas y apoyo operativo.
- Prepare informes, presentaciones y documentos comerciales según sea necesario.
Requisitos:
• Puesto : Asistente Ejecutivo
• Tipo de empleo : Tiempo parcial
• Horario : 25 horas semanales
• Se prefiere experiencia brindando apoyo ejecutivo o administrativo.
• Se requiere sólida experiencia en gestión de calendarios y planificación.
• Capacidad para comunicarse profesionalmente con clientes y partes interesadas.
• Habilidades excepcionales de organización y gestión del tiempo.
• Capacidad para gestionar información confidencial con discreción