Como Auxiliar de Facturación Bilingüe, desempeñarás un papel fundamental en el ciclo de facturación y cobros de la firma, contribuyendo a garantizar una facturación precisa, pagos puntuales y cuentas por cobrar saludables.
Trabajarás en estrecha colaboración con clientes y miembros del equipo interno para gestionar consultas de facturación, reposiciones de anticipos, procesamiento de pagos y actividades de cobro, manteniendo registros precisos.
Este puesto es ideal para un profesional altamente organizado y meticuloso que se comunica con claridad, toma decisiones acertadas y se responsabiliza de los procesos administrativos financieros. El candidato ideal se sentirá cómodo manejando información financiera confidencial, comunicándose profesionalmente con los clientes y siguiendo los procedimientos establecidos, sabiendo cuándo un problema requiere escalamiento. Únete a Job Duck y contribuye a una función esencial que ayuda a mantener un flujo de caja constante y apoya las operaciones diarias de la firma.
Las responsabilidades incluyen, entre otras:
• Documentar todas las comunicaciones relacionadas con la facturación en el sistema de gestión de casos.
• Colaborar con el contable para resolver dudas sobre facturas y cuentas fiduciarias.
• Obtenga la aprobación del propietario antes de procesar los reembolsos.
• Resolver disputas de facturación, contracargos y reembolsos en coordinación con los proveedores correspondientes.
• Responder profesionalmente a las consultas de los clientes sobre facturación, pagos y anticipos.
• Coordinar el proceso de retiro de casos cuando sea necesario, incluyendo actualizaciones del sistema y preparación de archivos.
• Remitir los asuntos a una agencia de cobro y proporcionar la documentación pertinente cuando se solicite.
• Realizar las comunicaciones iniciales de cobro y emitir cartas de cobro.
• Notifique a la gerencia cuando los clientes permanezcan impagos más allá de un ciclo de facturación.
• Negociar acuerdos de pago estándar dentro de las directrices aprobadas.
• Contactar proactivamente a los clientes con respecto a pagos atrasados, rechazados o faltantes.
• Mantener registros de facturación precisos y actualizados
• Supervisar los saldos de fideicomisos y retenciones y gestionar las solicitudes de reposición.
• Recopilar y registrar los costos y gastos anticipados del cliente.
• Procesar los pagos de los clientes de acuerdo con los cronogramas y procedimientos establecidos por la empresa.
• Monitorear el vencimiento de las cuentas por cobrar e iniciar actividades de cobranza de acuerdo con la política de la empresa.
• Obtener la aprobación correspondiente para planes de pago no estándar.
• Gestionar los procesos de reabastecimiento automático y pago automático.
• Conciliar las transacciones de los pagos recibidos
• Generar facturación anticipada para contabilidad fiduciaria dos veces al mes.