Job Duck busca un/a especialista en recepción y apoyo administrativo dinámico/a y altamente organizado/a para un bufete de abogados especializado en lesiones personales con un ritmo de trabajo acelerado. Este puesto es ideal para alguien que se desenvuelve bien en un entorno estructurado y orientado a indicadores clave de rendimiento (KPI), y que disfruta siendo el primer punto de contacto para los clientes.
Desempeñará un papel fundamental en la gestión de un alto volumen de comunicaciones, el mantenimiento de registros precisos y la atención inmediata a los asuntos urgentes. Su capacidad para mantenerse organizado/a, priorizar eficazmente y aportar energía positiva a las interacciones diarias tendrá un impacto directo tanto en la experiencia del cliente como en la eficiencia del flujo de trabajo interno. Esta oportunidad es perfecta para un/a profesional proactivo/a y meticuloso/a que disfruta trabajando con un propósito y objetivos medibles.
Las responsabilidades incluyen, entre otras:
• Programar citas y gestionar calendarios según sea necesario
• Documentar todas las comunicaciones con precisión en el CRM.
• Mantener los registros y la documentación de los clientes organizados y actualizados.
• Gestionar un alto volumen de llamadas manteniendo la precisión y la eficiencia.
• Completar las tareas asignadas dentro de un sistema estructurado y basado en indicadores clave de rendimiento (KPI).
• Apoyar la coordinación del equipo interno y la eficiencia del flujo de trabajo.
• Realizar seguimientos oportunos y garantizar que se cumplan los plazos de forma sistemática.
• Priorizar los asuntos urgentes y evitar la acumulación de tareas.
• Gestionar las comunicaciones entrantes y salientes con los clientes con profesionalismo y urgencia.
Requisitos:
• Zona horaria: PST
• Horario: 08:00/08:30 PST a 16:30/17:00/17:30 PST
• Idioma requerido: Solo inglés
• Volumen de llamadas esperado: Más de 45 llamadas al día, más de 200 llamadas a la semana
• Se requiere experiencia trabajando en un entorno basado en KPI o con seguimiento del rendimiento
• Se prefiere experiencia previa en funciones legales, de lesiones personales o administrativas de atención al cliente
• Capacidad para gestionar un alto volumen de llamadas con profesionalismo y urgencia
• Se requiere experiencia con sistemas CRM
• Se requiere experiencia con sistemas telefónicos VoIP
• Se requiere dominio de herramientas de gestión de correo electrónico y calendario
• Comodidad con el uso de plataformas de comunicación interna
