Como Asistente de Operaciones, desempeñarás un papel crucial en el apoyo a las tareas administrativas y operativas diarias para garantizar el funcionamiento eficiente de los servicios al cliente y los procesos internos. Tus responsabilidades incluirán:

• Gestión de proveedores: coordinación con proveedores de servicios externos, gestión de relaciones con proveedores, gestión de renovaciones de contratos y procesamiento de pagos.
• Gestión de calendarios: mantenimiento de calendarios de abogados y personal mediante la programación de reuniones, fechas límite importantes y comparecencias ante el tribunal para evitar conflictos y garantizar operaciones fluidas.
• Admisión de clientes: guiar a los nuevos clientes a través del proceso de incorporación, garantizando que todos los datos necesarios se recopilen con precisión y fomentando una primera impresión positiva de la empresa.
• Experiencia y éxito del cliente: Actuar como un punto de contacto confiable para apoyar a los clientes a lo largo de su compromiso, ayudándolos a mantener relaciones sólidas con los clientes y su satisfacción general.
• Soporte administrativo: gestionar tareas de soporte operativo diarias, como organizar archivos digitales, administrar documentos y coordinar comunicaciones internas.
• Uso de tecnología y herramientas: utilizar plataformas como Google Meet, Slack, G Suite y Microsoft Word de manera eficaz; la familiaridad con Clio o un software de gestión de práctica legal similar es ventajoso, pero no obligatorio.
• Iniciativa y resolución de problemas: identificar de forma proactiva ineficiencias operativas u oportunidades de servicio al cliente y proponer soluciones para mejorar el rendimiento y los flujos de trabajo.

¿Qué te hace encajar perfectamente?

Buscamos un candidato con sólidas habilidades organizativas, capaz de gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico, manteniendo la estructura y la eficiencia sin supervisión constante. Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita son esenciales para interactuar profesionalmente con clientes, abogados y proveedores por teléfono, correo electrónico y plataformas virtuales.

Las cualidades y experiencia clave incluyen:

• Seguimiento del cliente: Comodidad para ayudar en reuniones con clientes y posibles clientes, garantizando que la comunicación sea pulida y que las actividades de seguimiento sean exhaustivas.
• Atención al detalle: Revisión, edición y formato hábiles de acuerdos y correspondencia para garantizar claridad, coherencia y profesionalismo.

Enlace al empleo: https://www.getonbrd.com/empleos/operaciones-management/operations-assistant-pavago-remote