Buscamos un asistente de coordinación de viajes altamente proactivo y orientado a los detalles para que se una a una de nuestras principales empresas asociadas de viajes. Se trata de una empresa de gestión de viajes especializada en viajes exclusivos. Como asistente de coordinación de viajes, ocupará una posición fundamental para garantizar experiencias de viaje impecables para nuestra estimada clientela y, al mismo tiempo, garantizar la ejecución eficiente de las funciones administrativas de la empresa. En este cautivador puesto, su compromiso proactivo abarcará la supervisión de los documentos de los clientes, la gestión de tareas operativas y CRM, la realización de una investigación exhaustiva de los destinos y la creación de recuerdos de viaje inolvidables para nuestros clientes.

Enlace al empleo: https://aplicar.weremoto.com/forms/application-s6vbq0

Como coordinador asistente de viajes , sus diversas responsabilidades incluirán: 

Comunicación y planificación:

• Recopilar todos los detalles del cliente, incluidos, entre otros: detalles del pasaporte, garantizar el cumplimiento y formularios de nuevos clientes en Travel Joy.
• Administrar el calendario compartido (fechas de nacimiento, información del pasaporte, etc.).
• Programar y coordinar llamadas de descubrimiento.
• Registrar clientes potenciales en el CRM de la agencia (Travel Joy) y en el pipeline.

Comunicación y colaboración con proveedores:

• Garantizar actividades puntuales si es necesario.
• Transfiera propuestas de proveedores a la plataforma AXUS.
• Establecer contacto con proveedores, responder consultas y proporcionar la información necesaria.
• Obtenga tarifas de hotel e información de proveedores

Documentación y organización:

• Gestionar la información de los viajeros dentro de ResCards (TripSuite) si corresponde**
• Registre los pagos de depósito con precisión.
• Recopilar información relevante en AXUS para la creación de itinerarios.
• Crea itinerarios detallados en AXUS.
• Adjunte todos los documentos relevantes al itinerario de AXUS para referencia del cliente.
• Compartir notas de conversación en el sistema de gestión de proyectos.

Coordinación y soporte de viajes:

• Reúna números de viajero frecuente y detalles de Global Entry a través de Travel Joy.
• Utilice SABRE para reservar vuelos, coches de alquiler y hoteles. Si corresponde.**
• Confirme si se necesitan visas y verifique las fechas de vencimiento del pasaporte.
• Cotizar seguros de viaje para clientes.
• Reserve actividades puntuales si es necesario (por ejemplo, traslados, entradas cronometradas, museos, etc.).
• Asegurar reservas de restaurantes para los clientes.
• Reservas de spa seguras para clientes.
• Envía solicitudes VIP a hoteles con detalles del cliente.
• Proporcionar información de contacto y detalles finales a los proveedores.

Requisitos

• Conexión a Internet fuerte y confiable.
• Nivel de inglés: avanzado.
• ¡Altamente orientado a los detalles!
• Mínimo 1-2 años de experiencia comprobada en la industria del turismo u hospitalidad o en un rol de apoyo similar.
• Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo, con capacidad para priorizar tareas y cumplir plazos.
• Habilidades excepcionales de comunicación, tanto escrita como verbal, con un gran ojo para los detalles.
• Competente en el uso de diversas herramientas de productividad como Microsoft 365 y herramientas de gestión de proyectos.
• Capacidad demostrada para manejar información confidencial y sensible con profesionalismo y discreción.
• Fuertes habilidades para resolver problemas y capacidad de adaptarse a prioridades cambiantes.
• Automotivado y proactivo, capaz de trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.
• La competencia en el uso de herramientas CRM y software de viajes como AXUS, Travel Joy, TripSuite o SABRE es una ventaja, pero no un requisito.