Lo que ofrecemos
El puesto ofrece oportunidades de crecimiento, con potencial de avanzar a un puesto de Jefe de Gabinete, para un candidato que demuestre un desempeño y compromiso excepcionales.
Enlace al empleo: lapieza.io/vacancy/b7b8e81a-1096-4276-b58f-7a5f9dfa6920
Desarrollo de habilidades Oportunidades de crecimiento profesional a través de capacitación y participación en proyectos de alto nivel, subrayando nuestro compromiso con el desarrollo profesional.
Responsabilidades:
Actuar como punto de contacto principal del director ejecutivo, gestionar la comunicación con tacto y profesionalismo y garantizar que toda la correspondencia se gestione de forma rápida y adecuada.
Filtrar y dirigir llamadas telefónicas, distribuir correspondencia y manejar solicitudes y consultas con criterio.
Gestionar de forma eficiente el calendario del CEO, programar reuniones siguiendo pautas de priorización específicas proporcionadas mediante técnicas de gestión del tiempo como Pomodoro. Concertar citas prestando especial atención a los detalles, asegurándose de que el tiempo del CEO se gestione de acuerdo con las prioridades de la empresa.
Organizar la logística del viaje, garantizando un itinerario fluido y organizado.
Organizar los materiales y la logística necesarios para las reuniones para facilitar debates efectivos.
Tomar dictados y actas durante las reuniones, proporcionando documentación precisa y seguimiento.
Producir informes, presentaciones y resúmenes de alta calidad para respaldar los procesos de toma de decisiones y facilitar una comunicación efectiva.
Desarrollar y mantener un sistema de archivo de oficina organizado, garantizando un fácil acceso a la información y los documentos según sea necesario.
Coordinar con varios proveedores de servicios, garantizando operaciones fluidas y resolviendo problemas de manera eficiente.
Gestionar la comunicación garantizando claridad, tacto y respuestas oportunas en todas las plataformas, incluidos correos electrónicos, llamadas telefónicas e interacciones en persona.
Asistir a las reuniones con el director ejecutivo, tomar notas y luego redactar informes, resúmenes y próximos pasos para cada reunión y entregable.
Mantenerse al tanto de todos los proyectos en marcha, garantizar un seguimiento constante y exhaustivo y la entrega de los hitos del proyecto y los resultados. “Asegurarse de que todos los trenes salgan y lleguen a la estación a la hora requerida”
Evaluar periódicamente los proyectos en curso y el cronograma del director ejecutivo para anticipar los requisitos y los desafíos potenciales. Desarrollar soluciones proactivas para abordar los problemas antes de que afecten las operaciones comerciales.
Lo que necesitas para tener éxito
Altamente motivado y capaz de trabajar eficazmente con mínima supervisión. Demuestra iniciativa para completar tareas y gestionar responsabilidades sin supervisión constante.
Previsión y atención a los detalles excepcionales para anticipar de manera proactiva las necesidades del director ejecutivo y los proyectos en curso. Capacidad para preparar y organizar recursos con anticipación, como preparar documentos informativos antes de reuniones críticas o alinear los cronogramas del proyecto con eventos comerciales estratégicos.
Sólidas habilidades analíticas para identificar riesgos potenciales en las operaciones comerciales. Capacidad demostrada para desarrollar e implementar tácticas efectivas de mitigación de riesgos.
Experiencia en Google Suite: Competencia en el uso de Google Sheets, Docs y Calendar para la gestión eficiente de datos, preparación de documentos y programación.
Gestión de Oficinas: Conocimiento de sistemas y procedimientos de gestión de oficinas para agilizar las operaciones.
Asistencia personal: Realizar tareas de compra en línea según las indicaciones del director ejecutivo, demostrando eficiencia y atención a los detalles. Brindar asistencia personal diaria al director ejecutivo, asegurándose de que sus necesidades profesionales y personales se satisfagan con el más alto nivel de servicio y discreción, y puede extenderse a la gestión de tareas personales, como la organización de viajes, informes de gastos y la gestión de asuntos domésticos.
Competencia técnica: Competencia en aplicaciones de MS Office y sólido dominio del idioma inglés.
Gestión del tiempo: excelentes habilidades de gestión del tiempo para cumplir con los plazos de manera eficaz en un entorno de ritmo rápido.
Atención al detalle: Atención excepcional a los detalles, demostrando un compromiso con la precisión en todas las tareas.
Gestión de proyectos: Familiaridad con la gestión de proyectos y herramientas de gestión de proyectos como Asana, Trello, Jira o plataformas similares.
Habilidades multitarea: Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar la carga de trabajo diaria, asegurando la ejecución eficiente de las tareas.
Habilidades interpersonales: Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, con capacidad para construir y mantener relaciones con las partes interesadas en todos los niveles.
Confidencialidad: Discreción y compromiso de mantener el más alto nivel de confidencialidad.
Título académico: Licenciatura universitaria o título equivalente.
Habilidades adicionales
Gestión financiera: Experiencia en la gestión de tareas financieras, incluyendo seguimiento de presupuestos, informes de gastos y previsiones financieras.
Capacidad para mantener la calma bajo presión, pensar críticamente y tomar decisiones rápidas en situaciones de alta presión.
Habilidades de liderazgo: Capacidad demostrada para tomar la iniciativa, delegar tareas de manera efectiva y liderar pequeños proyectos o equipos cuando sea necesario.
Aprendizaje continuo: voluntad de aprender nuevas habilidades y adaptarse a las prioridades cambiantes en un entorno empresarial dinámico.