El puesto ofrece oportunidades de crecimiento, con potencial de avanzar a un puesto de Jefe de Gabinete, para un candidato que demuestre un desempeño y compromiso excepcionales.

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Desarrollo de habilidades Oportunidades de crecimiento profesional a través de capacitación y participación en proyectos de alto nivel, subrayando nuestro compromiso con el desarrollo profesional.

Responsabilidades:

• Actuar como punto de contacto principal del director ejecutivo, gestionar la comunicación con tacto y profesionalismo y garantizar que toda la correspondencia se gestione de forma rápida y adecuada.
• Filtrar y dirigir llamadas telefónicas, distribuir correspondencia y manejar solicitudes y consultas con criterio.
• Gestionar de forma eficiente el calendario del CEO, programar reuniones siguiendo pautas de priorización específicas proporcionadas mediante técnicas de gestión del tiempo como Pomodoro. Concertar citas prestando especial atención a los detalles, asegurándose de que el tiempo del CEO se gestione de acuerdo con las prioridades de la empresa.
• Organizar la logística del viaje, garantizando un itinerario fluido y organizado.
• Organizar los materiales y la logística necesarios para las reuniones para facilitar debates efectivos.
• Tomar dictados y actas durante las reuniones, proporcionando documentación precisa y seguimiento.
• Producir informes, presentaciones y resúmenes de alta calidad para respaldar los procesos de toma de decisiones y facilitar una comunicación efectiva.
• Desarrollar y mantener un sistema de archivo de oficina organizado, garantizando un fácil acceso a la información y los documentos según sea necesario.
• Coordinar con varios proveedores de servicios, garantizando operaciones fluidas y resolviendo problemas de manera eficiente.
• Gestionar la comunicación garantizando claridad, tacto y respuestas oportunas en todas las plataformas, incluidos correos electrónicos, llamadas telefónicas e interacciones en persona.
• Asistir a las reuniones con el director ejecutivo, tomar notas y luego redactar informes, resúmenes y próximos pasos para cada reunión y entregable.
• Mantenerse al tanto de todos los proyectos en marcha, garantizar un seguimiento constante y exhaustivo y la entrega de los hitos del proyecto y los resultados. “Asegurarse de que todos los trenes salgan y lleguen a la estación a la hora requerida”
• Evaluar periódicamente los proyectos en curso y el cronograma del director ejecutivo para anticipar los requisitos y los desafíos potenciales. Desarrollar soluciones proactivas para abordar los problemas antes de que afecten las operaciones comerciales.

Lo que necesitas para tener éxito

• Altamente motivado y capaz de trabajar eficazmente con mínima supervisión. Demuestra iniciativa para completar tareas y gestionar responsabilidades sin supervisión constante.
• Previsión y atención a los detalles excepcionales para anticipar de manera proactiva las necesidades del director ejecutivo y los proyectos en curso. Capacidad para preparar y organizar recursos con anticipación, como preparar documentos informativos antes de reuniones críticas o alinear los cronogramas del proyecto con eventos comerciales estratégicos.
• Sólidas habilidades analíticas para identificar riesgos potenciales en las operaciones comerciales. Capacidad demostrada para desarrollar e implementar tácticas efectivas de mitigación de riesgos.
• Experiencia en Google Suite: Competencia en el uso de Google Sheets, Docs y Calendar para la gestión eficiente de datos, preparación de documentos y programación.
• Gestión de Oficinas: Conocimiento de sistemas y procedimientos de gestión de oficinas para agilizar las operaciones.
• Asistencia personal: Realizar tareas de compra en línea según las indicaciones del director ejecutivo, demostrando eficiencia y atención a los detalles. Brindar asistencia personal diaria al director ejecutivo, asegurándose de que sus necesidades profesionales y personales se satisfagan con el más alto nivel de servicio y discreción, y puede extenderse a la gestión de tareas personales, como la organización de viajes, informes de gastos y la gestión de asuntos domésticos.
• Competencia técnica: Competencia en aplicaciones de MS Office y sólido dominio del idioma inglés.
• Gestión del tiempo: excelentes habilidades de gestión del tiempo para cumplir con los plazos de manera eficaz en un entorno de ritmo rápido.
• Atención al detalle: Atención excepcional a los detalles, demostrando un compromiso con la precisión en todas las tareas.
• Gestión de proyectos: Familiaridad con la gestión de proyectos y herramientas de gestión de proyectos como Asana, Trello, Jira o plataformas similares.
• Habilidades multitarea: Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar la carga de trabajo diaria, garantizando la ejecución eficiente de las tareas.
• Habilidades interpersonales: Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, con capacidad para construir y mantener relaciones con las partes interesadas en todos los niveles.
• Confidencialidad: Discreción y compromiso de mantener el más alto nivel de confidencialidad.
• Título académico: Licenciatura universitaria o título equivalente.