Ubicación: Sin restricciones de ubicación, contratamos de forma remota en todo el mundo 🌍 / Superposición con la zona horaria de la UE (+2/3 GMT).
Enlace al empleo: https://dynamitejobs.com/company/headx/remote-job/executive-assistant-operations-manager-m-f-d-remote
Idioma: Operamos interna y externamente en inglés (EE. UU.)
Horas: 40 horas por semana
Nivel: Intermedio – Sénior (3-5 años)
🌟 La oportunidad
Para tener éxito como asistente ejecutivo / coordinador de proyectos de operaciones, debe tener excelentes habilidades organizativas y de comunicación. También debe tener un conocimiento profundo de las tareas administrativas, la gestión del tiempo y la coordinación de tareas. Además, debe ser competente en gestión de proyectos, mejora del flujo de trabajo y desarrollo de SOP para ayudar a nuestro director ejecutivo de manera eficaz.
🤩 Entonces, ¿qué debe esperar si se une a nosotros?
Equipo de fundadores altamente experimentado (múltiples proyectos exitosos, con más de $ 700 millones en experiencia colectiva).
Entorno de ritmo rápido, sin microgestión. Desafíos dinámicos, responsabilidades cambiantes, crecimiento personal y grandes objetivos.
Gran cultura en ciernes con un pequeño equipo altamente experimentado de jugadores A motivados en sus respectivos campos.
Cultura remota e independencia de ubicación (capacidad de viajar siempre que se realice el trabajo).
🚀 Responsabilidades del puesto
Punto de contacto: actuar como enlace entre ejecutivos, empleados, clientes y socios externos.
Gestión de la información: gestionar el flujo y los registros de información de forma rápida y precisa.
Gestión del calendario: programar reuniones, gestionar el calendario del ejecutivo y tomar notas durante las reuniones.
Coordinación de tareas: coordinar tareas en nuestro sistema de gestión de proyectos y priorizar asuntos delicados.
Recordatorios: enviar recordatorios de tareas vencidas.
Mejora del flujo de trabajo: buscar continuamente formas de mejorar los flujos de trabajo y los procesos.
Desarrollo de procedimientos operativos estándar (SOP): crear procedimientos operativos estándar (SOP) para mejorar la eficiencia operativa.
Comunicación: dar formato a la información para la comunicación interna y externa, incluidos memorandos, correos electrónicos, presentaciones e informes.
Asistencia administrativa: ayudar a redactar y editar correos electrónicos, redactar memorandos y preparar comunicaciones en nombre del ejecutivo.
Arreglos de viaje: hacer arreglos de viaje y alojamiento.
Soporte general: Brindar soporte administrativo general y manejar otras tareas según sea necesario.
🧩 Tu experiencia:
Experiencia: Mínimo de 3 años como asistente ejecutivo o puesto similar en un entorno remoto.
Habilidades lingüísticas: Excelente dominio del inglés (hablar, leer, escribir).
Habilidades técnicas: Experiencia práctica con Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Calendar).
Experiencia con herramientas: Familiaridad con herramientas de comunicación y gestión de proyectos como Slack, ClickUp, Asana, etc.
Habilidades organizativas: Fuerte capacidad para mantener las cosas organizadas, claras y detalladas.
Inteligencia emocional: Alto nivel de inteligencia emocional, pensamiento crítico y empatía.
Gestión del tiempo: Capacidad para gestionar el tiempo y la carga de trabajo de manera eficaz.
Resolución de problemas: Competencia para resolver problemas, tomar decisiones y realizar múltiples tareas cuando sea necesario.
Ética laboral: Alto nivel de ética laboral y habilidades interpersonales.
Disponibilidad horaria: Capacidad para trabajar dentro de la zona horaria de la UE. Este es un puesto completamente remoto.
✨ Habilidades deseables:
Operaciones
Asistente ejecutivo
Desarrollo de negocios
Experiencia en gestión de proyectos