Como Asistente Virtual, desempeñarás un papel clave en la gestión de las comunicaciones entrantes (llamadas telefónicas, mensajes de texto, correo electrónico), la clasificación de consultas, la programación y coordinación con nuestro equipo, y el mantenimiento de una presencia profesional y receptiva en nombre de la empresa.

Debes sentirte cómodo trabajando a distancia, tener excelentes habilidades de comunicación y cierta familiaridad o experiencia en el ámbito de la construcción y el mantenimiento (para que comprendas la terminología básica, las expectativas del cliente y el ritmo de trabajo del negocio).

Responsabilidades

• Responda las llamadas telefónicas y los mensajes de texto entrantes de manera rápida y profesional, siguiendo un guión de la empresa y registrando los detalles pertinentes (nombre de la persona que llama, consulta, dirección, método de contacto preferido, descripción del trabajo).
  
• Administrar la bandeja de entrada general de la empresa: revisar los correos electrónicos entrantes, categorizarlos (por ejemplo, nueva solicitud de trabajo, cliente actual, administrador de propiedades, facturación/estimación), marcar los elementos de alta prioridad, responder o reenviar al miembro del equipo apropiado.
  
• Mantener y actualizar un registro de contactos compartido o CRM con nombres de clientes, ubicación del trabajo, tipo de servicio solicitado, estado y notas de seguimiento.
  
• Programe citas para el equipo de campo: coordine la disponibilidad del cliente, asigne al comerciante/equipo adecuado, comunique los horarios, envíe confirmaciones y recordatorios.
  
• Realizar seguimiento a consultas sin respuesta (teléfono, mensaje de texto, correo electrónico) dentro de un plazo definido (por ejemplo, 24 horas).
  
• Ayudar con tareas administrativas básicas: crear y enviar presupuestos o plantillas de facturas (con orientación), realizar un seguimiento de las actualizaciones del estado del trabajo y escalar según sea necesario.
  
• Mantener informes diarios o semanales del volumen de comunicaciones, estado de programación de citas, tareas pendientes/atrasos y cualquier problema de servicio al cliente.
  
• Coordinar con el equipo en el lugar cuando surjan problemas (por ejemplo, retrasos en el trabajo, quejas de clientes, escasez de materiales) y transmitir actualizaciones a los clientes según corresponda.

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