Buscamos un/a asistente ejecutivo/ a sénior para una firma de inversión privada en el sector de capital privado/capital riesgo (fondos de búsqueda). Se trata de un puesto a tiempo completo con modalidad de trabajo remoto para una empresa con sede en EE. UU. Este puesto es ideal para una persona proactiva, ingeniosa, meticulosa y con excelentes habilidades comunicativas, que posea un sólido criterio, discreción y capacidad para anticiparse a las necesidades en un entorno dinámico.
Responsabilidades clave:
- Gestionar calendarios complejos y de alto volumen en múltiples zonas horarias y programar reuniones con inversores/clientes de manera eficiente.
- Planificar y coordinar viajes internacionales de principio a fin, incluyendo vuelos, alojamiento, transporte e itinerarios detallados.
- Redactar, enviar y realizar el seguimiento de las comunicaciones con los inversores, los acuerdos de confidencialidad, los seguimientos de las solicitudes de capital y las firmas de documentos.
- Prepare resúmenes concisos de 1 a 2 páginas para reuniones revisando los memorandos de información confidencial/memorandos de acuerdos y utilizando herramientas de IA para resumir las ideas clave.
- Gestiona la bandeja de entrada ejecutiva clasificando, priorizando y señalando las comunicaciones urgentes, a la vez que realizas un seguimiento de las respuestas.
- Mantener y organizar las bases de datos de contactos/CRM, incluyendo el registro de reuniones, notas y próximos pasos.
- Coordinar la logística, las agendas y los materiales de las reuniones, al tiempo que se registran y se realiza un seguimiento de los puntos de acción.
- Gestionar gastos, reembolsos, coordinación con proveedores y procesos administrativos, identificando al mismo tiempo oportunidades de mejora.
Requisitos:
- Más de 3 años de experiencia como asistente ejecutivo brindando apoyo a ejecutivos en capital privado, capital de riesgo, banca de inversión o entornos similares.
- Más de 3 años de experiencia demostrable en la gestión de calendarios complejos y la coordinación de viajes internacionales.
- Más de 3 años de experiencia redactando correspondencia profesional y preparando informes para la alta dirección.
- Gran capacidad de juicio, proactividad y habilidad para trabajar de forma independiente con mínima supervisión.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés.
- Gran atención al detalle y capacidad para manejar información confidencial con discreción.