Nuestro cliente busca un/ a asistente ejecutivo/a y personal maduro/a, ingenioso/a y altamente organizado /a para brindar apoyo administrativo y personal integral al director general y su familia. Reportando directamente al director general, este/a profesional dividirá sus responsabilidades entre la gestión de la logística personal y familiar (aproximadamente el 75%) y el apoyo administrativo empresarial (aproximadamente el 25%). Con gran discreción y una actitud cordial y orientada al servicio, el/la asistente ejecutivo/a y personal coordinará proyectos domésticos, gestionará las relaciones con proveedores, realizará el seguimiento de los pagos, supervisará la logística del calendario y garantizará una organización diaria impecable tanto en el ámbito personal como profesional.
Responsabilidades clave
Logística de apoyo personal y familiar
- Coordina la logística integral del hogar, incluyendo la investigación, la selección, la programación y la gestión de proveedores para el mantenimiento, las reparaciones, la construcción y los proyectos especializados del hogar.
- Colabora directamente con el cónyuge del director ejecutivo para organizar los horarios familiares, los proyectos domésticos y los compromisos personales diarios.
- Brinda asistencia en la organización de servicios de apoyo familiar, incluyendo la investigación, la selección y la coordinación de servicios de niñera y cuidado infantil.
- Gestiona las citas, los preparativos de viaje, los compromisos personales y la agenda diaria del director ejecutivo y sus familiares.
- Se encarga de los recados personales y la coordinación de servicios locales según sea necesario (incluidas tareas locales presenciales ocasionales si reside en Panamá).
Apoyo administrativo ejecutivo y empresarial
- Realiza un seguimiento de los compromisos financieros recurrentes, los calendarios de pagos de vehículos, las cuentas de servicios públicos del hogar y la administración básica de gastos.
- Coordina las tareas administrativas y el mantenimiento de registros relacionados con la presentación de declaraciones de impuestos, transacciones inmobiliarias y documentación legal confidencial, junto con profesionales externos designados.
- Gestiona las agendas de los ejecutivos, organiza la documentación digital, programa reuniones y realiza un seguimiento diario de las tareas pendientes en Google Workspace o Microsoft Office.
- Proporciona apoyo administrativo general para las operaciones comerciales de SaaS del director ejecutivo, manteniendo registros organizados y gestionando proyectos especiales según sea necesario.