El/La Asistente de Facturación y Cobranzas es responsable de desarrollar y mantener los principios, prácticas y procedimientos de la Firma para garantizar una gestión de cobranzas precisa y oportuna. Esto incluye cumplir con el ciclo de facturación semanal, realizar llamadas de cobranza, mantener una comunicación fluida con los clientes y el equipo legal sobre los saldos de las cuentas y dar seguimiento a los pagos.

El puesto también implica mantener informes financieros, como la programación de fórmulas en Excel, la revisión de cuentas por cobrar vencidas, la preparación de facturas para clientes, la actualización de informes de Excel, etc.

Se requiere actualizar los procesos y procedimientos con cualquier detalle que surja para mantener actualizados los tutoriales y materiales de capacitación. Buscamos un/a candidato/a proactivo/a, innovador/a y meticuloso/a, altamente organizado/a y con excelentes habilidades de gestión del tiempo, ya que el puesto implica cumplir con plazos de facturación internos estrictos.

El/La candidato/a ideal estará dispuesto/a a mejorar los procesos existentes, aportar ideas novedosas para optimizar la eficiencia de los informes y contribuir a la mejora continua de nuestros procedimientos.

Las responsabilidades incluyen, entre otras:

• Preparar y revisar las facturas preliminares para su evaluación. Generar facturas y distribuir los estados de cuenta a los clientes.
• Actualiza diariamente los pagos recibidos en el Panel financiero.
• Asista a las reuniones semanales de Finanzas Nivel 10 para analizar las métricas de cuentas por cobrar, los puntos de acción y los problemas del departamento.

• Redacta y envía correos electrónicos de recordatorio de pago a los clientes con saldos pendientes. Carga los registros de tiempo para las facturas preliminares cuando sea necesario.
• Procesar los créditos y ajustes de los clientes según sea necesario.
• Transferir fondos entre asuntos cuando corresponda.
• Revisar y cargar los registros de horas de los abogados y el personal en el sistema de facturación.
• Asegurarse de que todos los registros de horas del equipo legal se actualicen diariamente.
• Se mejoraron las fórmulas existentes para aumentar la eficiencia de las hojas de cálculo y agilizar la introducción de datos financieros.
• Mantén actualizadas las fórmulas de las hojas de cálculo de Excel y Google Sheets.
• Mantener conversaciones profesionales y corteses con los clientes sobre el estado financiero de sus cuentas.
• Prepare listas diarias de llamadas de cobro para dar seguimiento a los saldos vencidos y a la reposición de cuentas.
• Documenté y envié los registros de llamadas al equipo legal para cada interacción con el cliente .
• Mantener un archivo maestro que registra todos los intentos de contacto con el cliente.
• Realizar verificaciones de conflictos para nuevos clientes.
• Enviar información de pago e instrucciones de pago a los clientes.

• Crear informes semanales sobre el estado de las cuentas por cobrar de los clientes para los equipos de Negocios y Litigios.

• Actualizar diariamente el panel financiero con todos los pagos recibidos de los clientes.
• Diagnosticar y solucionar errores de fórmulas en hojas de cálculo financieras en Google Sheets y Excel.

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