En Job Duck, buscamos un/a asistente ejecutivo/a altamente organizado/a y proactivo/a para apoyar a un bufete de derecho familiar en crecimiento. En este puesto, serás un/a colaborador/a de confianza, ayudando a gestionar las operaciones diarias, coordinar agendas y garantizar que las tareas y comunicaciones importantes se gestionen de manera eficiente.
El/La candidato/a ideal es alguien que se responsabiliza de su trabajo, se anticipa a las necesidades y busca continuamente formas de mejorar los procesos y flujos de trabajo. Esta es una excelente oportunidad para un/a profesional que se desenvuelve bien en un entorno dinámico, valora la responsabilidad y la integridad, y disfruta generando un impacto significativo a través de un apoyo administrativo excepcional.
Las responsabilidades incluyen, entre otras:
• Asegurar que los plazos, las reuniones y los compromisos importantes se controlen y gestionen adecuadamente.
• Supervisar las comunicaciones por correo electrónico y priorizar los asuntos importantes.
• Coordinar y reservar lugares de reunión según sea necesario.
• Gestionar y mantener el calendario, las reuniones y la agenda diaria del ejecutivo.
• Identificar oportunidades para mejorar los flujos de trabajo y los procesos administrativos.
• Utilice Claude y otras herramientas disponibles para respaldar la elaboración de informes y el análisis de datos.
• Mantener registros e información precisos en Clio y Lawmatics.
• Gestionar las comunicaciones telefónicas entrantes y salientes de forma profesional.
• Realizar un seguimiento de las tareas pendientes y asegurar un seguimiento oportuno de las tareas y los compromisos.
• Ayudar con las tareas administrativas relacionadas con las citas y la programación.
• Crear, ejecutar y obtener informes de sistemas y bases de datos internas.
• Brindar apoyo ejecutivo de alto nivel manteniendo la profesionalidad y la confidencialidad.
Requisitos:
Zona horaria: Hora estándar del Pacífico (PST)
Horario: De lunes a viernes, de 8:00 a 17:00.
• Sector: Derecho de familia
• Se requiere experiencia previa como asistente ejecutivo desempeñando responsabilidades similares.
• Se requiere experiencia en la gestión de calendarios, citas, reuniones y comunicaciones ejecutivas.
• Se requiere experiencia en la prestación de apoyo administrativo en un entorno profesional.
• Se valora el conocimiento de herramientas de IA como Claude.
• Se valora mucho la experiencia en el uso de Clio y Lawmatics.
• Se requiere dominio del inglés
Habilidades requeridas
• Gestión de calendarios ejecutivos
• Gestión de correo electrónico
• Soporte administrativo
• Coordinación de citas
• Creación de informes y análisis de informes
• Seguimiento de tareas y gestión de plazos
• Comunicación profesional
• Soporte telefónico
• Mejora del flujo de trabajo
• Optimización de procesos
